Excel'den çıkıp panele geçmek

Çoğu firmanın ilk sistemi bir Excel dosyasıdır ve uzun süre de gayet iyi çalışır. Sıkıntı dosyanın kendisinde değil, büyüdükçe taşıdığı yükte. Aynı dosyanın üç kopyası dolaşmaya başladığında hangisinin doğru olduğunu kimse bilmiyor.

Geçiş vaktinin geldiğini gösteren birkaç işaret var. Aynı veriyi iki ayrı yere girmek zorunda kalmak bunlardan biri. Bir bilgiyi öğrenmek için birine sormak gerekmesi bir diğeri. En belirgini ise dosyayı yalnızca tek bir kişinin doğru kullanabilmesi. O kişi izne çıktığında iş duruyorsa sisteminiz Excel değil, o kişi.

Geçişi tek seferde yapmayın. En çok tekrarlanan tek bir akışı seçip, mesela cari hareket girişini ya da stok düşümünü, önce onu panele taşıyın. Kalan işler bir süre Excel'de yürümeye devam etsin. İki sistemi bir arada çalıştırdığınız dönem geçici bir maliyet, ama tek seferlik büyük göçün riskinden ucuz.

Eski veriyi taşırken temizleyin. Yıllardır biriken kayıtları olduğu gibi aktarırsanız yeni panel ilk gününde eski karmaşayla açılıyor. Hangi alanların gerçekten kullanıldığını çıkarmak genelde bir günlük iş ve sonraki aylarda karşılığını fazlasıyla veriyor.

Bir de şu var: paneli kullanacak kişiyi tasarım aşamasında masaya alın. Ekranı günde kırk kez açacak olan kişi hangi alanın nerede duracağını sizden de bizden de iyi biliyor.